Btw over de eigen bijdrage: ondernemers, altijd doen!

Vraag je een eigen bijdrage van je leaserijders voor het privégebruik van hun leaseauto? Dan moet je hier btw over rekenen. Doe je dat niet? Dan betaal je die btw uit eigen zak. En daar zit natuurlijk niemand op te wachten! 

Waarom moet je btw berekenen? 

De Belastingdienst ziet de eigen bijdrage als een vergoeding voor het privégebruik van de auto. En over vergoedingen wordt btw berekend. Als werkgever moet je daarom 21% btw afdragen over de eigen bijdrage van je werknemer. Let op: deze btw mag je in de laatste btw-aangifte van het jaar verrekenen met de forfaitaire btw-afdracht over het privégebruik van de auto. Zo voorkom je dubbele kosten.

De forfaitaire btw-correctie: hoe werkt het? 

Naast de btw over de eigen bijdrage moet je als werkgever ook rekening houden met de forfaitaire btw-correctie voor het privégebruik van de leaseauto. Dit is een vast percentage van de catalogusprijs en wordt berekend in de laatste btw-aangifte van het jaar. 

Deze correctie bedraagt meestal 2,7% van de catalogusprijs (inclusief bpm en btw), tenzij je een sluitende kilometeradministratie bijhoudt en op basis daarvan een lagere correctie kunt toepassen. Heb je de btw over de eigen bijdrage correct berekend en afgedragen? Dan mag je deze verrekenen met de forfaitaire correctie. Dit voorkomt dubbele btw-betaling en houdt je administratie kloppend en kostenefficiënt.

Wat gebeurt er als je geen btw rekent? 

Reken je geen btw over de eigen bijdrage? Dan ziet de Belastingdienst het ontvangen bedrag alsnog als een bedrag inclusief btw. Dat betekent dat je alsnog 21% btw moet afdragen – uit eigen zak. Zonde van je geld! Het onderstaande rekenvoorbeeld laat dit zien: 

Stel, je vraagt een leaserijder een eigen bijdrage van €150 per maand, maar zonder btw. De Belastingdienst beschouwt dit bedrag dan als inclusief btw. Dit betekent dat je de btw hier nog van moet aftrekken: 

De btw-berekening is dan: 21/121 * €150 = €26,03 btw 

Deze btw moet je afdragen aan de Belastingdienst. Dit betekent dus dat je als werkgever €26,03 per maand uit eigen zak moet betalen aan de Belastingdienst. En op jaarbasis loopt het in dit rekenvoorbeeld op tot €312,36 per werknemer! Als je meerdere leaseauto’s hebt, tikt dat bedrag flink aan. Dat is onbedoeld; de eigen bijdrage was juist bedoeld om de leaserijder bij te laten dragen aan de kosten voor de leaseauto. Niet om gedeeltelijk af te dragen aan de Belastingdienst.   

Voorkom onnodige kosten

Wil je dit voorkomen? Zorg dan dat je de btw op de eigen bijdrage altijd correct berekent en in rekening brengt. In het bovenstaande voorbeeld betekent dit dat je de werknemer €150 + 21% btw = €181,50 per maand laat betalen.  Zo doe je het eerlijk, draai jij niet op voor de btw én blijft de administratie netjes op orde.

Tip: Check of je autoregeling goed is ingericht. Zo voorkom je verrassingen en bespaar je jezelf onnodige kosten.